Come organizzare i messaggi di posta elettronica su Thunderbird utilizzando i filtri

La funzione Filtri dei messaggi in Thunderbird permette di impostare la gestione della posta in modo automatico. Quando vengono utilizzati i filtri è possibile spostare i messaggi di posta nelle varie cartelle, eliminarli, inviarli ad altri indirizzi di posta elettronica e altro ancora.

Quando entrano in azione i filtri

Quando si ricevono nuovi messaggi: questo tipo di filtri entra in azione quando è selezionata la casella Scarico la nuova posta (impostazione predefinita). I filtri vengono applicati ai nuovi messaggi in entrata. L'operazione può essere eseguita prima o dopo che i messaggi vengano marcati da Thunderbird come indesiderati; se l'esecuzione dei filtri mediante l'analisi sul testo dei messaggi dovesse risultare difficoltosa, impostarne l'esecuzione dopo il controllo sulla posta indesiderata.

Quando si inviano messaggi: questo tipo di filtri entra in azione quando è selezionata la casella Dopo l'invio e viene applicato solamente ai messaggi inviati.

Quando si archiviano i messaggi: questo tipo di filtri entra in azione quando è selezionata la casella Archiviazione e viene applicato a tutti i messaggi interessati dalle operazioni di archiviazione.

I filtri vengono eseguiti nell'ordine in cui compaiono all'interno dell'elenco, a meno che l'ordine impostato risulti impossibile da eseguire. In questi casi, comparirà il messaggio Nota: le azioni del filtro saranno eseguite in un ordine differente e il link Mostra l'ordine di esecuzione: facendo clic sul link, sarà possibile verificare in quale ordine saranno eseguiti i filtri. Se per esempio si imposta un filtro che sposta un messaggio in un'altra cartella e in seguito, più in basso nell'elenco delle azioni, un altro che inoltra lo stesso messaggio, il filtro relativo all'inoltro non funzionerà, perché il messaggio non sarà più presente all'interno di quella cartella. In casi come questo, l'ordine di esecuzione sarà modificato automaticamente da Thunderbird e il filtro relativo all'inoltro sarà eseguito prima di quello deputato a spostare il messaggio.

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A quali cartelle si applicano i filtri

Se si sceglie di eseguire un filtro manualmente, è possibile applicare il filtro a una cartella specifica. Questa opzione non è disponibile per i filtri che vengono eseguiti in maniera automatica.

I filtri eseguiti automaticamente vengono applicati solamente ai messaggi in entrata, ad eccezione dei filtri Archiviazione e Dopo l'invio, che si applicano soltanto ai messaggi interessati dalle operazioni di invio o di archiviazione; gli altri tipi di cartelle non vengono quindi coinvolti nelle operazioni eseguite dai filtri automatici.

Creare un nuovo filtro

1. Fare clic sul pulsante dei menu New Fx Menu , quindi fare clic su Filtri messaggi.

2. Fare clic su Nuovo. Si aprirà la finestra di dialogo Regole del filtro.

3. Inserire un nome per il nuovo filtro nel campo "Nome del filtro".

4. Sotto l'indicazione "Quando applicare il filtro", selezionare una o entrambe le opzioni.

Nota: nella maggior parte dei casi si possono lasciare le opzioni predefinite "Scarico la nuova posta" e "Manualmente".

5. Nel menu a discesa posto sul lato destro di "Scarico la nuova posta": scegliere Prima del controllo indesiderata oppure Dopo il controllo indesiderata.

6. Scegliere una proprietà, una condizione e un valore per ogni regola che si desidera applicare:

  • una proprietà rappresenta l'elemento di un messaggio di posta o una caratteristica del tipo "Oggetto" o "Da";
  • una condizione rappresenta un controllo della proprietà, per esempio "contiene" oppure "è nella Rubrica";
  • un valore completa la condizione con dettagli particolari, quali un indirizzo email o una parola chiave.

7. Scegliere una o più azioni che soddisfino questi criteri.

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Nota: per aggiungere un'ulteriore regola, fare clic sul pulsante Aggiungi regola + situato sulla parte destra dell'ultima regola. Per eliminare una regola, fare clic su Elimina questa regola . I pulsanti + e a cui ci si riferisce, sono quelli relativi alla prima sezione nell'immagine soprastante, non quelli relativi all'azione da eseguire.

8. Fare clic su OK.

9. Nella finestra di dialogo Filtri messaggi fare clic su Esegui ora se si desidera che il nuovo filtro sia attivato per i messaggi ricevuti precedentemente. Il filtro sarà automaticamente attivato anche per tutti i nuovi messaggi, dopo averlo salvato.

Esempio di filtri

Funzione Aggiungi a Speciali

Con la funzione "Aggiungi a Speciali", è possibile aggiungere automaticamente una stella di colore giallo ai messaggi ricevuti (ad esempio le email provenienti dai contatti di lavoro) per distinguerli dagli altri messaggi contenuti nella cartella Posta in arrivo. L'immagine sottostante illustra come impostare questa regola.

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Suggerimento: è possibile creare un filtro direttamente dall'indirizzo email di un messaggio ricevuto. Nell'intestazione del messaggio, fare clic con il tasto destro del mouse sull'indirizzo del mittente, fare quindi clic su "Crea filtro da…". Per impostazione predefinita la regola del nuovo filtro inizia con Da | È | (indirizzo email del mittente).

Spostare in una cartella

In questo paragrafo viene illustrato come filtrare la posta a bassa priorità per ridurre il numero dei messaggi contenuti nella cartella Posta in arrivo. Ad esempio, un utente può scegliere di ricevere la posta dalle aziende di cui è cliente e mantenerla in una cartella separata.

Per prima cosa creare una cartella assegnandole un nome, ad esempio "Promozioni", facendo clic su File > Nuovo > Cartella. Successivamente creare un filtro come illustrato nell'immagine sottostante.

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Nel caso in cui, nelle impostazioni del nuovo filtro, si sia scelta l'opzione "Soddisfano anche una sola condizione", tutte le email che soddisfano uno dei criteri selezionati verranno automaticamente spostate dalla cartella Posta in arrivo alla cartella Promozioni se:

  • sono state inviate dall'indirizzo "sales@software.biz";
  • nella riga dell'Oggetto è contenuta la parola "sconto";
  • la parola "clienti" è contenuta nell'indirizzo o nel nome del mittente visualizzato (ad esempio, "servizio.clienti", "Supporto clienti", ecc.).
Nota: pur essendo possibile utilizzare i filtri anche per individuare e disfarsi dei messaggi di posta indesiderata (ad esempio messaggi promozionali provenienti da siti ai quali un utente non si è mai registrato), questo tipo di utilizzazione non è consigliato. A questo proposito è utile leggere l'articolo Thunderbird e la Posta indesiderata/Spam che descrive la procedura specifica da adottare per questo scopo.
Suggerimento: se si riscontrano degli inconvenienti nella funzionalità della gestione dei filtri, è consigliabile iniziare con l'impostazione di filtri semplici e successivamente passare a modalità più avanzate. Un esempio: è stato creato un filtro per spostare alcuni messaggi in una cartella specifica, ma il filtro non funziona in modo corretto. In questi casi è consigliabile modificare il filtro affinché aggiunga una stella (vedi paragrafo precedente "Funzione Aggiungi a Speciali") a tutte le nuove email. Se funziona, modificare il filtro affinché aggiunga la stella solamente ai messaggi che si desidera spostare in una determinata cartella. Se in questo modo il problema è risolto, modificare il filtro affinché sposti i messaggi invece di aggiungere una stella.

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