In questo articolo viene spiegato come è possibile mantenere il proprio server di posta al di sotto del limite di spazio disponibile e che cosa fare se si riceve un avviso del tipo "over quota", "quota exceeded" o "mailbox for user is full".

Che cos'è la quota del server?

La maggior parte dei server di posta elettronica ha un limite di spazio che non può essere superato. Questo limite può variare da server a server, ma è generalmente compreso tra 100 e 500 MB per i server aziendali ed è quasi illimitato per alcuni popolari fornitori di posta elettronica gratuita come Gmail (che offre più di 7600 MB), Yahoo! (illimitato) o GMX (illimitato).

Come si può conoscere la quota del proprio server?

Dipende dal server che si utilizza. Se si utilizza un server di posta gratuito o il server di posta del proprio fornitore di servizi Internet (ISP), si consiglia di cercare negli articoli di supporto del servizio. Se si utilizza un server di posta aziendale, è possibile rivolgersi all'amministratore di sistema.

Infine, se si utilizza un account IMAP che fornisce l'indicazione della sua quota (non è sempre così), è possibile:

• verificare se la quota è indicata nelle proprietà della cartella. Fare clic con il tasto destro del mouse sulla cartella Posta in arrivo, selezionare Proprietà e successivamente la scheda Quota.
  
  
• attendere semplicemente che Thunderbird visualizzi un'indicazione della quota nella sua barra di stato. Questa indicazione viene mostrata solo quando è utile, cioè non prima che la capacità di archiviazione superi il 75%.
• utilizzare il componente aggiuntivo Display Quota per visualizzare la quota direttamente nella barra di stato di Thunderbird.

Come si può ridurre lo spazio occupato dalle email sul server?

Per fare un po' di pulizia, è utile avere dei buoni indicatori di:

• quanto sono grandi le cartelle?

La dimensione delle cartelle non è indicata in Thunderbird, quindi è necessario installare un componente aggiuntivo per visualizzarla. È possibile scegliere Mail Summaries o Extra Folder Columns.

• quanto sono grandi le email?

È sufficiente verificare di aver scelto di visualizzare la colonna Dimensione nel pannello dei messaggi. In caso contrario, leggere l'articolo Le colonne dell'elenco messaggi di Thunderbird per aggiungerla.

Server POP

Su un server POP, tutti i messaggi in arrivo vengono scaricati sul computer dell'utente. A seconda delle impostazioni scelte, una copia dei messaggi può rimanere sul server fino a quando non vengono spostati in un'altra cartella o eliminati, o fino a un certo periodo di tempo. Quindi, se si ha bisogno di liberare spazio, si dovrebbe considerare di:

1. Controllare la dimensione attuale della cartella Posta in arrivo.
2. Eliminare alcune delle vecchie email nella cartella Posta in arrivo, in particolare le email più grandi. Ordinare i messaggi per dimensione per individuare facilmente quali occupano più spazio.
3. Archiviare i messaggi più vecchi per spostarli fuori dalla Posta in arrivo e, di conseguenza, eliminarli dal server (ma conservandoli in locale).
4. Controllare la nuova dimensione della cartella Posta in arrivo per assicurarsi che sia diminuita come previsto. In caso contrario, compattare la cartella (dal menu File | Compact Folders).

Server IMAP

Su un server IMAP, tutti i messaggi e le cartelle vengono sincronizzati tra Thunderbird e il server di posta (per maggiori dettagli, leggere l'articolo sulla sincronizzazione IMAP). Quindi, se si ha bisogno di liberare spazio, si dovrebbe considerare di:

1. Eliminare alcune delle vecchie email in tutte le cartelle, in particolare le email più grandi. Ordinare i messaggi per dimensione per individuare facilmente quali occupano più spazio.
2. Se si desidera conservare una copia di un'email ma non si ha più bisogno dell'allegato, è possibile semplicemente scollegare l'allegato dal messaggio, poiché gli allegati occupano generalmente la maggior parte dello spazio.
3. Archiviare alcuni dei messaggi più vecchi. Tuttavia, se vengono semplicemente spostati in un'altra cartella sul server IMAP, non si recupererà spazio. Per risolvere questo problema, è necessario impostare la cartella "Archivi" nell'account "Cartelle locali" e non come sottocartella del proprio account IMAP.