Eine Verteilerliste ist eine Unterliste eines Adressbuchs und wird verwendet, um E-Mails an eine Gruppe von Kontakten zu senden. Jeder Kontakt muss sich im selben Adressbuch befinden und eine gültige E-Mail-Adresse haben.

Ein Adressbuch kann mehrere Verteilerlisten enthalten.

Eine Verteilerliste erstellen

1. Öffnen Sie das Adressbuch.
2. Klicken Sie im linken Bereich rechts neben der Schaltfläche New Contact auf das Symbol zum Erstellen einer neuen Verteilerliste. Die nachstehende Abbildung dient als Orientierungshilfe.

   

3. Das Fenster „Neue Verteilerliste“ öffnet sich. Geben Sie alle erforderlichen Details für die Verteilerliste wie unten angegeben ein.
   • Hinzufügen zu: Klicken Sie auf das Aufklapp-Symbol und wählen Sie den Namen des Adressbuchs.
   • Listenname: Geben Sie einen passenden Namen für die Verteilerliste ein.
   • Listen-Spitzname: optional
   • Beschreibung: optional, aber nützlich zur Unterscheidung zwischen mehreren oder ähnlichen Verteilerlisten.

   

Kontakte zu einer Verteilerliste hinzufügen

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Kontakte zur Verteilerliste hinzuzufügen:

Möglichkeit 1 – Kontakte durch Eingabe von E-Mail-Adressen hinzufügen:

1. Geben Sie eine E-Mail-Adresse pro Zeile ein.
2. Die Kontakte werden in der Reihenfolge ihres Hinzufügens angezeigt und können in diesem Fenster nicht sortiert werden.
3. Klicken Sie abschließend auf OK.

Möglichkeit 2 – Kontakte durch Auswahl im Adressbuch hinzufügen:

1. Fügen Sie keine E-Mail-Adressen über den Dialog „Verteilerliste“ hinzu.
2. Speichern und schließen Sie das Fenster „Verteilerliste“ durch Klicken auf OK. Dadurch wird eine leere Verteilerliste erstellt, die mit der Kontaktliste im Adressbuch gefüllt werden kann:

   

3. Wählen Sie das Adressbuch, das die neue Verteilerliste enthält.
4. Markieren Sie die gewünschten Kontakte.
   • Um verschiedene Kontakte auszuwählen: Halten Sie die Taste CtrlCommand gedrückt und klicken Sie mit der linken Maustaste auf die Kontakte.
   • Um einen Block auszuwählen: Wählen Sie den ersten Kontakt, halten Sie die Taste Shift gedrückt und wählen Sie den letzten Kontakt.
5. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf die ausgewählten, markierten Kontakte, halten Sie die Maustaste gedrückt, um sie zu greifen.
6. Ziehen Sie die Kontakte nach links und bewegen Sie den Mauszeiger über den Namen der Verteilerliste.
7. Lassen Sie die Maustaste los, um die Kontakte in die Verteilerliste zu ziehen. Die Beispielabbildung unten zeigt, wie drei Kontakte im Adressbuch Geschäftlich ausgewählt und auf die Verteilerliste Gruppe 1 gezogen wurden.

   

8. Wählen Sie den Namen der Verteilerliste, um zu überprüfen, ob alle Kontakte aufgelistet sind. Das folgende Beispiel zeigt, dass alle drei Kontakte erfolgreich zur neuen Verteilerliste hinzugefügt wurden.

   

Alternative Methode zum Erstellen einer Verteilerliste

1. Öffnen Sie das Adressbuch.
2. Wählen Sie einen Adressbuchnamen.
3. Markieren Sie die Kontakte im Adressbuch.
   • Um verschiedene Kontakte auszuwählen: Halten Sie die Taste CtrlCommand gedrückt und klicken Sie mit der linken Maustaste auf die Kontakte.
   • Um einen Block auszuwählen: Wählen Sie den ersten Kontakt, halten Sie die Taste Shift gedrückt und wählen Sie den letzten Kontakt.

Es wird die Anzahl der ausgewählten Kontakte angezeigt und darunter werden einige Optionen angeboten:

1. Klicken Sie auf das Symbol New List.
2. Ein neues Fenster „Verteilerliste“ öffnet sich, in dem die Kontakte bereits eingetragen sind.
3. Geben Sie der Verteilerliste einen passenden Namen und füllen Sie alle anderen erforderlichen Felder aus.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK.

Eine Verteilerliste bearbeiten

Es gibt zwei Möglichkeiten, eine Verteilerliste zu bearbeiten: entweder über das Fenster Verteilerliste bearbeiten oder über die Anzeigeliste der Verteilerliste.

Einen Kontakt über das Fenster Verteilerliste bearbeiten hinzufügen oder entfernen

1. Öffnen Sie das Adressbuch.
2. Markieren Sie den Namen der Verteilerliste, klicken Sie ganz rechts auf das Menüsymbol mit den 3 Punkten und wählen Sie Edit List.
3. ODER klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Verteilerlistennamen und wählen Sie Edit List.

Einen weiteren Kontakt hinzufügen

1. Geben Sie die E-Mail-Adresse eines Kontakts pro Zeile ein.
2. Klicken Sie abschließend auf OK.

Einen Kontakt entfernen

1. Markieren Sie die E-Mail-Adresse des Kontakts, den Sie entfernen möchten.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die markierte E-Mail-Adresse und klicken Sie auf Delete.
3. Klicken Sie abschließend auf OK.

Einen Kontakt direkt in der Anzeigeliste der Verteilerliste hinzufügen oder entfernen

1. Öffnen Sie das Adressbuch.

Einen Kontakt zu einer Verteilerliste hinzufügen

1. Wählen Sie den Namen des Adressbuchs, das die Verteilerliste enthält.
2. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf den bzw. die ausgewählten, markierten Kontakt(e) und halten Sie die Maustaste gedrückt, um ihn/sie zu greifen.
3. Ziehen Sie den/die Kontakt(e) nach links und bewegen Sie den Mauszeiger über den Namen der Verteilerliste.
4. Lassen Sie die Maustaste los, um den/die Kontakt(e) in die Verteilerliste zu ziehen.

Einen Kontakt aus einer Verteilerliste entfernen

1. Wählen Sie den Namen der Verteilerliste.
2. Wählen Sie den Kontaktnamen in der Verteilerliste.
3. Klicken Sie auf die in den Kontaktdetails angezeigte Schaltfläche Edit.
4. Klicken Sie auf Delete.
5. Klicken Sie auf Save.

Eine neue Verteilerliste aus einer Teilmenge von Kontakten einer bestehenden Verteilerliste erstellen

1. Öffnen Sie das Adressbuch.
2. Wählen Sie den Namen der Verteilerliste, um die Kontakte anzuzeigen.
3. Markieren Sie die Kontakte in der Verteilerliste.
   • Um verschiedene Kontakte auszuwählen: Halten Sie die Taste CtrlCommand gedrückt und klicken Sie mit der linken Maustaste auf die Kontakte.
   • Um einen Block auszuwählen: Wählen Sie den ersten Kontakt, halten Sie die Taste Shift gedrückt und wählen Sie den letzten Kontakt.
4. Klicken Sie unter N ausgewählte Kontakte auf New List.
5. Ein neues Fenster „Verteilerliste“ öffnet sich, in dem die Kontakte bereits eingetragen sind.
6. Geben Sie der Verteilerliste einen passenden Namen und füllen Sie alle anderen erforderlichen Felder aus.
7. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK.

Eine neue Verteilerliste wird automatisch mit der Teilmenge der ausgewählten Kontakte erstellt.

Eine E-Mail mithilfe einer Verteilerliste erstellen

Es gibt zwei Methoden, die zu unterschiedlichen Ergebnissen führen.

Über das Adressbuch

Nützlich, wenn Sie eine Teilmenge auswählen, einen Kontakt auslassen oder die Liste als einzelne benannte Kontakte senden müssen.
In der Leertasten-Symbolleiste:

• Klicken Sie auf das Adressbuch-Symbol.

ODER In der Menüleiste:

• Klicken Sie auf Tools und wählen Sie Adressbuch, um es zu öffnen.

1. Wählen Sie die Verteilerliste, um die Kontakte anzuzeigen.
2. Markieren Sie die Kontakte.
   • Um verschiedene Kontakte auszuwählen: Halten Sie die Taste CtrlCommand gedrückt und klicken Sie mit der linken Maustaste auf die Kontakte.
   • Um einen Block auszuwählen: Wählen Sie den ersten Kontakt, halten Sie die Taste Shift gedrückt und wählen Sie den letzten Kontakt.
   • Um alle auszuwählen: Wählen Sie den ersten Kontakt und verwenden Sie CtrlCommandA.
3. Sie sehen die Anzahl der ausgewählten Kontakte. Klicken Sie auf die Schaltfläche Verfassen.

Dadurch öffnet sich ein neues Fenster zum Verfassen einer Nachricht, und jeder Kontakt in der Verteilerliste erscheint im An-Feld. So können Sie bei Bedarf einen Namen entfernen.
Bei Bedarf müssen Sie möglicherweise manuell Bcc auswählen, um das Bcc-Feld zu aktivieren, dann alle Kontakte auswählen und in das Bcc-Feld ziehen – da Ihre Kontakte möglicherweise nicht möchten, dass Sie ihre E-Mail-Adresse weitergeben.
Geben Sie den Betreff ein, verfassen Sie die E-Mail und klicken Sie auf Send.

Über eine neue Nachricht

In der Symbolleiste Kopfzeile des Ordnerbereichs:

• Klicken Sie auf die Schaltfläche + New Message.

Ein neues Fenster zum Verfassen einer Nachricht wird geöffnet, und auf der linken Seite sollte sich die „Kontakte-Sidebar“ befinden.

• Wenn Sie die Kontakte-Sidebar nicht sehen können, müssen Sie sie aktivieren.
  • Klicken Sie auf Ansicht > Kontakte-Sidebar oder verwenden Sie die Taste F9, um die Ansicht umzuschalten.

1. Wählen Sie das Adressbuch, das die Verteilerliste enthält.
2. Verwenden Sie die Suche, um die Verteilerliste zu finden.
3. Wählen Sie die Verteilerliste.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche >> "Blindkopie (BCC):" oder eine andere Option.

Dadurch wird der Name der Verteilerliste in das Feld Bcc, Cc oder An eingefügt. Hinweis: Die Beschreibung der Verteilerliste wird in Klammern angezeigt.

In diesem Format können Sie die einzelnen Kontakte der Verteilerliste nicht sehen oder ändern. Sie können aber zu den einzelnen Namen wechseln: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen der Verteilerliste und wählen Sie Expand List.

Sie können nun die E-Mail mit Betreff und Nachrichteninhalt vervollständigen und dann auf Send klicken.