Αυτό το άρθρο εξηγεί πώς μπορείτε να διατηρήσετε τον διακομιστή αλληλογραφίας σας κάτω από το όριο αποθηκευτικού χώρου και τι μπορείτε να κάνετε αν λάβετε μια προειδοποίηση όπως "over quota", "quota exceeded" ή "mailbox for user is full".

Τι είναι το όριο του διακομιστή σας;

Οι περισσότεροι διακομιστές αλληλογραφίας έχουν ένα όριο αποθηκευτικού χώρου που δεν μπορείτε να υπερβείτε. Μπορεί να διαφέρει από διακομιστή σε διακομιστή, αλλά γενικά κυμαίνεται γύρω στα 100-500 MB σε εταιρικούς διακομιστές και είναι σχεδόν απεριόριστο για ορισμένους δημοφιλείς δωρεάν παρόχους αλληλογραφίας, όπως το Gmail (που προσφέρει περισσότερα από 7600 Mb), το Yahoo! (απεριόριστο) ή το GMX (απεριόριστο).

Πώς μπορώ να μάθω το όριο του διακομιστή μου;

Εξαρτάται από τον διακομιστή σας. Αν χρησιμοποιείτε έναν δωρεάν διακομιστή αλληλογραφίας ή τον διακομιστή αλληλογραφίας του ISP σας, αναζητήστε τα σχετικά άρθρα υποστήριξης. Αν χρησιμοποιείτε έναν εταιρικό διακομιστή αλληλογραφίας, μπορείτε να ρωτήσετε τον διαχειριστή σας.

Τέλος, αν χρησιμοποιείτε έναν λογαριασμό IMAP που παρέχει ένδειξη του ορίου του (αυτό δεν συμβαίνει πάντα), μπορείτε είτε:

• να ελέγξετε αν το όριο υποδεικνύεται στις ιδιότητες του φακέλου σας. Κάντε δεξί κλικ στον φάκελο των εισερχομένων σας, επιλέξτε Ιδιότητες και, έπειτα, την καρτέλα Όριο.
  
  
• απλώς να περιμένετε μέχρι το Thunderbird να εμφανίσει μια ένδειξη ορίου στη γραμμή κατάστασής του. Εμφανίζεται μόνο όταν είναι χρήσιμο, δηλαδή όχι προτού η χωρητικότητα αποθήκευσης υπερβεί το 75%.
• να χρησιμοποιήσετε το πρόσθετο Display Quota για να εμφανίσετε το όριο απευθείας στη γραμμή κατάστασης του Thunderbird.

Πώς μπορώ να μειώσω το μέγεθος των email μου στον διακομιστή;

Για να κάνετε εκκαθάριση, καλό είναι να έχετε καλές ενδείξεις για:

• πόσο μεγάλοι είναι οι φάκελοί σας;

Το μέγεθος φακέλου δεν υποδεικνύεται στο Thunderbird, οπότε πρέπει να εγκαταστήσετε ένα πρόσθετο για να το εμφανίσετε. Μπορείτε να επιλέξετε είτε το Mail Summaries, είτε το Extra Folder Columns.

• πόσο μεγάλα είναι τα μηνύματά σας;

Απλώς βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει την εμφάνιση της στήλης Μέγεθος στο παράθυρο μηνυμάτων. Αν δεν το έχετε κάνει, διαβάστε το άρθρο Στήλες λίστας μηνυμάτων για να τη προσθέσετε.

Διακομιστής POP

Σε έναν διακομιστή POP, όλα τα εισερχόμενα μηνύματα λαμβάνονται στον υπολογιστή σας. Ανάλογα με την επιλογή σας, ένα αντίγραφο των μηνυμάτων σας μπορεί να παραμείνει στον διακομιστή μέχρι να τα μετακινήσετε σε άλλον φάκελο ή να τα διαγράψετε, ή μέχρι μια ορισμένη χρονική στιγμή. Επομένως, αν χρειάζεται να ελευθερώσετε χώρο, θα πρέπει να εξετάσετε τα εξής:

1. Ελέγξτε το τρέχον μέγεθος του φακέλου εισερχομένων σας.
2. Διαγράψτε ορισμένα από τα παλιά σας email στον φάκελο εισερχομένων, ειδικά τα μεγαλύτερα. Ταξινομήστε τα μηνύματά σας κατά μέγεθος για να εντοπίσετε εύκολα ποια από αυτά καταλαμβάνουν τον περισσότερο χώρο.
3. Αρχειοθετήστε τα παλαιότερα μηνύματά σας για να τα μετακινήσετε από τα εισερχόμενά σας και, κατά συνέπεια, να τα διαγράψετε από τον διακομιστή (αλλά να τα διατηρήσετε τοπικά).
4. Ελέγξτε το νέο μέγεθος του φακέλου εισερχομένων για να βεβαιωθείτε ότι έχει μειωθεί όπως αναμένεται. Αν αυτό δεν συμβαίνει, συμπυκνώστε τον φάκελο (από το μενού File | Compact Folders).

Διακομιστής IMAP

Σε έναν διακομιστή IMAP, όλα τα μηνύματα και οι φάκελοί σας συγχρονίζονται μεταξύ του Thunderbird και του διακομιστή αλληλογραφίας σας (διαβάστε το άρθρο Συγχρονισμός IMAP για περισσότερες λεπτομέρειες). Επομένως, αν χρειάζεται να ελευθερώσετε χώρο, θα πρέπει να εξετάσετε τα εξής:

1. Διαγράψτε ορισμένα από τα παλιά σας email σε όλους τους φακέλους σας, ειδικά τα μεγαλύτερα. Ταξινομήστε τα μηνύματά σας κατά μέγεθος για να εντοπίσετε εύκολα ποια από αυτά καταλαμβάνουν τον περισσότερο χώρο.
2. Αν θέλετε να κρατήσετε ένα αντίγραφο του μηνύματός σας, αλλά δεν χρειάζεστε πλέον το συνημμένο, μπορείτε απλώς να αποσυνδέσετε το συνημμένο από το μήνυμα, καθώς τα συνημμένα καταλαμβάνουν συνήθως τον περισσότερο χώρο.
3. Αρχειοθετήστε ορισμένα από τα παλαιότερα μηνύματά σας. Ωστόσο, αν απλώς τα μετακινήσετε σε έναν άλλο φάκελο στον διακομιστή IMAP σας, δεν θα κερδίσετε καθόλου χώρο. Για να το επιλύσετε αυτό, πρέπει να ορίσετε τον φάκελο «Αρχειοθήκη» στον λογαριασμό «Τοπικοί φάκελοι» και όχι ως υποφάκελο του λογαριασμού IMAP σας.