Une liste de diffusion est une sous-liste d'un carnet d'adresses, utilisée pour envoyer un courriel à un groupe de contacts. Chaque contact doit se trouver dans le même carnet d'adresses et avoir une adresse de courriel valide.

Un carnet d'adresses peut avoir plusieurs listes de diffusion.

Créer une liste de diffusion

1. Ouvrez le carnet d'adresses.
2. Dans le volet de gauche, à droite du bouton Nouveau contact, cliquez sur l'icône Créer une nouvelle liste de diffusion. Consultez l'image ci-dessous pour vous guider.

   

3. La fenêtre « Nouvelle liste de diffusion » s'ouvre. Saisissez toutes les informations requises pour la liste de diffusion comme indiqué ci-dessous.
   • Ajouter à : cliquez sur l'icône de la liste déroulante et sélectionnez le nom du carnet d'adresses.
   • Nom de la liste : saisissez un nom approprié pour la liste de diffusion.
   • Surnom de la liste : facultatif
   • Description : facultatif, mais utile pour différencier plusieurs listes de diffusion ou des listes similaires.

   

Ajouter des contacts à une liste de diffusion

Il existe des options pour ajouter des contacts à la liste de diffusion :

Option 1 – Ajouter des contacts en saisissant les adresses de courriel :

1. Saisissez une adresse de courriel par ligne.
2. Les contacts apparaissent dans l'ordre où ils sont ajoutés, ils ne peuvent pas être triés dans cette liste dans cette fenêtre.
3. Cliquez sur OK quand vous avez terminé.

Option 2 – Ajouter des contacts en les sélectionnant dans le carnet d'adresses :

1. N'ajoutez pas d'adresses de courriel à l'aide de la boîte de dialogue de la liste de diffusion.
2. Enregistrez et fermez la fenêtre de la liste de diffusion en cliquant sur OK. Cela crée une liste de diffusion vide qui peut être remplie à l'aide de la liste de contacts du carnet d'adresses :

   

3. Sélectionnez le carnet d'adresses qui contient la nouvelle liste de diffusion.
4. Sélectionnez les contacts pour les mettre en surbrillance.
   • Pour sélectionner plusieurs contacts : maintenez la touche CtrlCommand enfoncée et cliquez sur les contacts.
   • Pour sélectionner un bloc : sélectionnez le premier contact, maintenez la touche Maj enfoncée et sélectionnez le dernier contact.
5. Faites un clic gauche et maintenez-le sur les contacts sélectionnés en surbrillance pour les saisir.
6. Faites glisser les contacts vers la gauche et survolez le nom de la liste de diffusion.
7. Relâchez le bouton de la souris pour déposer les contacts dans la liste de diffusion. L'image d'exemple ci-dessous montre que trois contacts ont été sélectionnés dans le carnet d'adresses Business et glissés sur la liste de diffusion Group 1.

   

8. Sélectionnez le nom de la liste de diffusion pour vérifier que tous les contacts y figurent. L'exemple ci-dessous montre que les trois contacts ont bien été ajoutés à la nouvelle liste de diffusion.

   

Méthode alternative pour créer une liste de diffusion

1. Ouvrez le carnet d'adresses.
2. Sélectionnez un nom de carnet d'adresses.
3. Sélectionnez les contacts à mettre en surbrillance dans le carnet d'adresses.
   • Pour sélectionner plusieurs contacts : maintenez la touche CtrlCommand enfoncée et cliquez sur les contacts.
   • Pour sélectionner un bloc : sélectionnez le premier contact, maintenez la touche Maj enfoncée et sélectionnez le dernier contact.

Le nombre X de contacts sélectionnés s'affiche et des options sont proposées en dessous :

1. Cliquez sur l'icône Nouvelle liste.
2. Une nouvelle fenêtre de liste de diffusion s'ouvre avec les contacts déjà saisis.
3. Donnez un nom approprié à la liste de diffusion et remplissez les autres champs requis.
4. Cliquez sur le bouton OK.

Modifier une liste de diffusion

Il existe deux façons de modifier une liste de diffusion, soit par la fenêtre Modifier la liste de diffusion, soit par la liste d'affichage de la liste de diffusion.

Ajouter ou supprimer un contact via la fenêtre Modifier la liste de diffusion

1. Ouvrez le carnet d'adresses.
2. Sélectionnez le nom de la liste de diffusion pour le mettre en surbrillance, cliquez sur l'icône de menu à trois points à l'extrême droite et sélectionnez Modifier la liste.
3. OU faites un clic droit sur le nom d'une liste de diffusion et sélectionnez Modifier la liste.

Ajouter un autre contact

1. Saisissez l'adresse de courriel d'un contact par ligne.
2. Cliquez sur OK quand vous avez terminé.

Supprimer un contact

1. Mettez en surbrillance l'adresse de courriel du contact que vous souhaitez supprimer.
2. Faites un clic droit sur l'adresse de courriel en surbrillance et cliquez sur Supprimer.
3. Cliquez sur OK quand vous avez terminé.

Ajouter ou supprimer un contact directement dans la liste d'affichage de la liste de diffusion

1. Ouvrez le carnet d'adresses.

Ajouter un contact à une liste de diffusion

1. Sélectionnez le nom du carnet d'adresses qui contient la liste de diffusion.
2. Faites un clic gauche et maintenez-le sur le ou les contacts sélectionnés en surbrillance pour les saisir.
3. Faites glisser le ou les contacts vers la gauche et survolez le nom de la liste de diffusion.
4. Relâchez le bouton de la souris pour déposer le ou les contacts dans la liste de diffusion.

Supprimer un contact d'une liste de diffusion

1. Sélectionnez le nom de la liste de diffusion.
2. Sélectionnez le nom du contact dans la liste de diffusion.
3. Cliquez sur le bouton Modifier affiché dans les détails du contact.
4. Cliquez sur Supprimer.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Créer une nouvelle liste de diffusion à l'aide d'un sous-ensemble de contacts déjà présents dans une liste de diffusion

1. Ouvrez le carnet d'adresses.
2. Sélectionnez le nom de la liste de diffusion pour voir les contacts.
3. Sélectionnez les contacts à mettre en surbrillance dans la liste de diffusion.
   • Pour sélectionner plusieurs contacts : maintenez la touche CtrlCommand enfoncée et cliquez sur les contacts.
   • Pour sélectionner un bloc : sélectionnez le premier contact, maintenez la touche Maj enfoncée et sélectionnez le dernier contact.
4. Sous N contacts sélectionnés, cliquez sur Nouvelle liste.
5. Une nouvelle fenêtre de liste de diffusion s'ouvre avec les contacts déjà saisis.
6. Donnez un nom approprié à la liste de diffusion et remplissez les autres champs requis.
7. Cliquez sur le bouton OK.

Une nouvelle liste de diffusion est créée automatiquement avec le sous-ensemble de contacts sélectionnés.

Créer un courriel à l'aide d'une liste de diffusion

Il existe deux méthodes qui produisent des résultats différents.

Via le carnet d'adresses

Utile si vous devez sélectionner un sous-ensemble, omettre un contact ou envoyer la liste en tant que contacts nommés individuellement.
Dans la barre d'outils Espaces :

• Cliquez sur l'icône Carnet d'adresses.

OU Dans la barre de menus :

• Cliquez sur Outils et sélectionnez Carnet d'adresses pour l'ouvrir.

1. Sélectionnez la liste de diffusion pour voir les contacts.
2. Sélectionnez les contacts pour les mettre en surbrillance.
   • Pour sélectionner plusieurs contacts : maintenez la touche CtrlCommand enfoncée et cliquez sur les contacts.
   • Pour sélectionner un bloc : sélectionnez le premier contact, maintenez la touche Maj enfoncée et sélectionnez le dernier contact.
   • Pour tout sélectionner : sélectionnez le premier contact et utilisez CtrlCommandA.
3. Vous verrez le nombre X de contacts sélectionnés. Cliquez sur le bouton Écrire.

Cela ouvre une nouvelle fenêtre de rédaction de message, et chaque contact de la liste de diffusion apparaît dans le champ À. Cela vous permet de supprimer un nom, si vous le souhaitez.
Si nécessaire, vous devrez peut-être sélectionner manuellement Copie cachée à : pour activer le champ Cci, puis sélectionner tous les contacts et les faire glisser dans le champ Cci – car vos contacts ne souhaitent peut-être pas que vous distribuiez leur adresse de courriel.
Saisissez l'objet, rédigez le courriel et cliquez sur Envoyer.

Via un nouveau message

Dans la barre d'outils de l'en-tête du panneau des dossiers :

• Cliquez sur le bouton + Nouveau message.

Une nouvelle fenêtre de rédaction de message s'ouvre, et sur le côté gauche, la barre latérale des contacts devrait apparaître.

• Si vous ne voyez pas la barre latérale des contacts, vous devez l'activer.
  • Cliquez sur Affichage > Barre des contacts ou utilisez la touche F9 pour basculer l'affichage.

1. Sélectionnez le carnet d'adresses contenant la liste de diffusion.
2. Utilisez la recherche pour vous aider à localiser la liste de diffusion.
3. Sélectionnez la liste de diffusion.
4. Cliquez sur le bouton Ajout Copie cachée à : ou une autre option.

Le nom de la liste de diffusion est alors ajouté dans le champ Cci, Cc ou À. Note : la Description de la liste de diffusion est affichée entre parenthèses.

Vous ne pouvez pas voir ou modifier les contacts individuels de la liste de diffusion dans ce format. Mais vous pouvez passer aux noms individuels : faites un clic droit sur le nom de la liste de diffusion et sélectionnez Développer la liste.

Vous pouvez maintenant compléter le courriel avec l'objet et le contenu du message, puis cliquer sur Envoyer.