Virtuelle Ordner (gespeicherte Suchen) verwenden

Was sind virtuelle Ordner?

Virtuelle Ordner (auch als gespeicherte Suchen bekannt) sind Gruppen von Suchparametern für kontinuierlich in den eingehenden Nachrichten ausgeführte Suchen, die den Suchkriterien entsprechende Nachrichten in einem Ordner anzeigen. Sie sind also ein effizienter Weg, um Zeit und Tipparbeit zu sparen, da Ihre am häufigsten durchgeführten Suchen automatisch ablaufen.

Wenn Sie einen virtuellen Ordner erstellen, können Sie viele Suchkriterien festlegen, z. B. E-Mail-Adressen, Schlüsselwörter und Daten. Thunderbird erstellt daraufhin einen Ordner, der die zu den Suchkriterien passenden Nachrichten aufbewahrt. Sobald dieser Ordner erstellt wurde, werden dort automatisch neu eingehende Nachrichten eingefügt, sofern sie den Suchkriterien entsprechen.

Wenn Sie z. B. Nachrichten Ihrer Schulfreunde im Ordner „Schulfreunde“ speichern, können Sie die Namen Ihrer Schulfreunde dann zu einer gespeicherten Suche hinzufügen. Beim Empfang solcher Nachrichten werden diese sofort dem Ordner „Schulfreunde“ hinzugefügt.
virtueller Ordner Schulfreunde

Einen virtuellen Ordner erstellen

  1. Gehen Sie im Menü Datei zu Neu und klicken Sie dort auf Virtueller Ordner. Der Dialog Neuer virtueller Ordner öffnet sich.
    Neuer virtueller Ordner
  2. Klicken Sie auf das Auswahlmenü Erstellen als Unterordner von:, wenn Sie den übergeordneten Ordner ändern möchten. Die Voreinstellung zeigt den Ordner, der beim Öffnen des Dialogs in Schritt 1 ausgewählt war.
  3. Um den oder die zu durchsuchenden Ordner auszuwählen, klicken Sie auf die Schaltfläche Auswählen. Daraufhin öffnet sich ein Dialog, der sämtliche Ordner aller Konten als Baumstruktur anzeigt. Setzen Sie ein Häkchen neben jeden Ordner, der in die Suche einbezogen werden soll.
    Ordner wählen für virtuelle
    Tipp: Sie können schnell mehrere Ordner auswählen, die in der Liste direkt untereinander stehen: Klicken Sie dazu auf die Zeile des ersten Ordners (nicht in das Auswahlfeld), halten Sie die Umschalttaste gedrückt und klicken Sie auf den letzten Ordner, der einbezogen werden soll. Drücken Sie dann die Leertaste, um die Häkchen bei allen ausgewählten Ordnern zu setzen (Sie können die Auswahlfelder durch erneutes Drücken der Leertaste auch wieder leeren).
    Hinweis: Sie können hier so viele Ordner auswählen, wie Sie möchten. Allerdings wird die Suchdauer durch jeden weiteren hinzugefügten Ordner etwas erhöht. Wählen Sie also nur die Ordner, die tatsächlich durchsucht werden sollen.
  4. Wenn Ihre Nachrichten nicht für den Offline-Zugriff lokal gespeichert werden (wenn sie z. B. auf einem zentralen IMAP-Server liegen), wählen Sie Online suchen. Das ist aber nur dann erforderlich, wenn Sie basierend auf dem Inhalt der Nachricht suchen, da die Adressen und der Betreff in jedem Fall auf Ihrem Rechner gespeichert sind.
    Tipp: In den meisten Fällen ist die Online-Suche sinnlos und verlangsamt den Suchprozess. Während die Offline-Suche bei Ihnen lokal ausgeführt werden kann, muss die Online-Suche nämlich zuerst Ihren E-Mail-Server kontaktieren. Offline-Suchen sind also deutlich schneller und werden durch Thunderbirds automatischen Synchronisationsdienst aktuell gehalten.

Die Suchkriterien festlegen

  1. Nutzen Sie einen dieser Suchmodi:
    • Alle Bedingungen erfüllen: Dies verknüpft Ihre Filter mit einem „und“, wodurch alle Bedingungen erfüllt sein müssen, damit eine Nachricht angezeigt wird.
    • Mindestens eine Bedingung erfüllen: Dies verknüpft Ihre Filter mit einem „oder“, wodurch eine oder mehrere Bedingungen erfüllt sein müssen, damit eine Nachricht angezeigt wird.
    • Keine Bedingungen: Dies bedeutet, dass Sie keine Filter anwenden und den virtuellen Ordner nur verwenden, um den Inhalt mehrerer Ordner in einem Ordner zusammenzufassen.
  2. Wählen Sie Ihre Kriterien.
    Die Filterkriterien (auch als „Regeln“ bekannt) bestehen jeweils aus drei Teilen:
    • Einer Eigenschaft (z. B. „Von“)
    • Einem Test (z. B. „enthält“)
    • Einem Wert (z. B. „Name@example.com“)
Das folgende Beispiel listet alle Nachrichten auf, deren Absender „Name@example.com“ ist.
Die einstellbaren Tests und Werte hängen von der Eigenschaft ab, die zuvor von Ihnen festgelegt wurde.

Beispielsuchen

Virtuelle Ordner sind vor allem dann sinnvoll, wenn Sie sehr viele E-Mail-Nachrichten erhalten und die wichtigen bzw. relevanten schnell herausfiltern möchten.

  • Beispiel 1: Sie erhalten von Ihren Arbeitskollegen oft E-Mails mit wichtigen Dokumenten im Anhang. Dann können Sie z. B. folgenden virtuellen Ordner erstellen:
    virtuelle Ordner Beispiel 1
Ihr neuer virtueller Ordner „Ungelesene Arbeits-Anhänge“ enthält nun also alle ungelesenen Nachrichten, die Anhänge haben und von der Domain „MeinArbeitsplatz“ kommen. Alle künftigen Nachrichten, die alle Kriterien erfüllen, werden dann ebenfalls in diesem Ordner angezeigt.
  • Beispiel 2: Möchten Sie Nachrichten mit niedriger Priorität herausfiltern, um die eingehende Nachrichtenflut besser zu bewältigen? Erstellen Sie z. B. einen virtuellen Ordner für Nachrichten von Geschäften, bei denen Sie häufig einkaufen und deren Nachrichten Sie zwar empfangen, diese dann allerdings nur schnell überfliegen möchten:
    virtuelle Ordner Beispiel 2
Ihr neuer virtueller Ordner „Reklame“ enthält nun also alle Nachrichten, die entweder von „sales@software.biz“ kommen ODER „discount“ im Betreff stehen haben ODER das Wort „kunde“ in E-Mail-Adresse oder Anzeigenamen enthalten (“kundendienst” usw.). Nach dem Überfliegen können Sie diese Nachrichten dann schnell löschen.
Hinweis: Das Löschen einzelner Nachrichten aus virtuellen Ordnern entfernt diese komplett aus Thunderbird. Das Löschen des virtuellen Ordners selbst löscht die enthaltenen Nachrichten allerdings nicht. Dadurch können Sie alte, nicht mehr benötigte virtuelle Ordner bedenkenlos löschen, da die Nachrichten selbst weiterhin erhalten bleiben.

Einstellungen

Die am häufigsten verwendeten Optionen werden hier beschrieben.
Kriterien virtueller Ordner

Folgende Optionen betreffen den „Kopf“ (Header) der E-Mail, im Gegensatz zum Inhalt der Nachricht:

  • Von
  • An
  • Kopie (CC)
  • An oder Kopie (CC)
  • Von, An, CC oder BCC

Die Eigenschaften „Sender“ und „Empfänger“ können mehr als nur eine E-Mail-Adresse und manchmal sogar noch einen Anzeigenamen enthalten. Im Beispiel „Max Mustermann“ <maxmustermann@example.com> ist „Max Mustermann“ der Anzeigename und „maxmustermann@example.com“ die E-Mail-Adresse. Wenn Sie den Wert für die Suche eingeben, sucht Thunderbird sowohl im Anzeigenamen als auch in der E-Mail-Adresse nach der Textkette. Wenn Ihr Filter z. B. lautet:

Von | ist | „maxmustermann@example.com“

überprüft Thunderbird, ob der Anzeigename „Max Mustermann“ das Gleiche ist wie „maxmustermann@example.com“ (das ist nicht der Fall) und ob die E-Mail-Adresse das Gleiche ist wie „maxmustermann@example.com“ (das ist der Fall).

Tipp: Verwenden Sie für präzise Suchergebnisse in einem Filter die E-Mail-Adresse statt den Namen des Absenders. Der Autor der E-Mail stellt zwar den Anzeigenamen zur Verfügung, dieser kann aber trotz der gleichen E-Mail-Adresse fehlen oder abweichen.

Die Groß- und Kleinschreibung wird bei Filtern nicht beachtet, ist also unwichtig. Wenn der Absender der E-Mail „MaxMustermann@example.com“ verwendet hat, würde eine solche E-Mail auch beim Filtertest „maxmustermann@example.com“ angezeigt werden. Suchen nach Anzeigenamen sind genauso unempfindlich.

Tipp: Zusätzlich zur Prüfung einzelner Kriterien können Sie Filter auch einsetzen, um festzustellen, ob sich die an der Nachricht beteiligten Personen in Ihrem Adressbuch befinden. Verwenden Sie dazu den Test „ist in meinem Adressbuch“ / „ist nicht in meinem Adressbuch“ und geben Sie als Wert ein Adressbuch an. Wenn Sie ein spezielles Adressbuch mit relevanten Namen erstellen, können Sie also auch dieses verwenden, um eine Personengruppe in virtuellen Ordnern festzulegen, ohne jede Person einzeln hinzufügen zu müssen.

Schlagwörter

Schlagwörter werden verwendet, um Nachrichten mit einer speziellen Bezeichnung und Farbe zu kennzeichnen. Thunderbird stellt standardmäßig die Schlagwörter Wichtig, Dienstlich, Persönlich, Zu erledigen und Später zur Verfügung. Sie können aber auch neue Schlagwörter erstellen.

enthält: Schlägt an, wenn das Schlagwort der Nachricht hinzugefügt wurde.

enthält nicht: Schlägt an, wenn das Schlagwort der Nachricht nicht hinzugefügt wurde.

ist: Schlägt an, wenn die Nachricht nur das angegebene Schlagwort enthält. Wenn Ihr Filter also Schlagwörter | ist | Wichtig lautet, wird eine Nachricht, die mit „Wichtig“ und „Dienstlich“ markiert ist, solange nicht im virtuellen Ordner angezeigt, bis das Schlagwort „Dienstlich“ entfernt ist.

ist nicht: Schlägt fehl, wenn die Nachricht nur das angegebene Schlagwort besitzt. Wenn Ihr Filter also Schlagwörter | ist nicht | Wichtig lautet, wird eine Nachricht, die mit „Wichtig“ und „Dienstlich“ markiert ist, solange im virtuellen Ordner angezeigt, bis das Schlagwort „Dienstlich“ entfernt ist.

ist leer: Schlägt an, wenn die Nachricht kein Schlagwort besitzt.

ist nicht leer: Schlägt an, wenn die Nachricht ein oder mehrere Schlagwörter beinhaltet.

Hinweis: Gekennzeichnete Nachrichten werden durch diesen Filter gekennzeichnet:
Status | ist (oder ist nicht) | Gekennzeichnet

Betreff

Dies scannt den Betreff einer Nachricht. Es durchsucht – sofern vorhanden – auch ein angehängtes Re:, AW:, WL:, Fwd: usw., ignoriert aber die Groß- und Kleinschreibung.

Inhalt der Nachrichten

Damit können Sie die Existenz eines Wortes oder Satzes im Inhalt der Nachrichten prüfen. Bei dieser Eigenschaft gibt es allerdings einige wichtige Beschränkungen:

  • Virtuelle Ordner unterstützen keine Stammformreduktion, Sie können das Wort also nicht einfach abkürzen, um alle Fortsetzungen in die Suche einzubeziehen. Zum Beispiel haben „renne“ „rennen“ und „rennt“ zwar alle den Wortstamm „renn“, sie werden aber in virtuellen Ordnern für „renn“ nicht angezeigt. (Thunderbirds globale Suche reagiert in diesem Fall anders.)
  • Virtuelle Ordner lesen nicht über Zeilenumbrüche in Nachrichten hinweg. Wenn Sie z. B. nach „lasst uns Party machen!“ suchen, werden nur Treffer angezeigt, bei denen dieser Satz vollständig in einer Zeile gefunden wird.
  • Das Durchsuchen mit der Eigenschaft Inhalt der Nachrichten kann zeitaufwändig sein, denn Thunderbird muss dazu den Inhalt aller Nachrichten von der Festplatte auslesen.

Datum und Alter in Tagen

Mit der Eigenschaft Datum können Sie prüfen, wann die Nachricht vom Absender verschickt wurde. Dazu geben Sie als Wert ein Datum ein.

Mit der Eigenschaft Alter in Tagen prüfen Sie die Zahl der Tage, seitdem die Nachricht vom Absender verschickt wurde. Die Grundlage zur Berechnung des Alters ist immer jener Zeitpunkt, an dem die Nachricht auf eine Übereinstimmung geprüft wird.

Anhang-Status

Die Eigenschaft Anhang-Status filtert danach, ob Nachrichten Anhänge haben (über ist | Enthält Anhänge oder nicht (über ist nicht | Enthält Anhänge.

Hinweis: Wenn Ihr virtueller Ordner Nachrichten enthält, die (im Gegensatz zu Ihrem lokalen Rechner) auf einem externen Server liegen, ist Thunderbirds diesbezügliche Analyse möglicherweise nicht vollkommen präzise. Das Programm hat nämlich keine genauen Informationen über die Nachricht, bis diese heruntergeladen wurde, was erst bei einem Klick auf die Nachricht geschieht.

Tests und Werte

ist / ist nicht: Überprüft, ob die E-Mail-Adresse oder der Anzeigename mit dem übergebenen Wert übereinstimmt, wobei Unterschiede in der Groß-/Kleinschreibung nicht beachtet werden. Dieser Code ermöglicht das Herausfiltern spezieller E-Mail-Adressen.

ist in meinem Adressbuch / ist nicht in meinem Adressbuch: Mit dieser Angabe können Sie mehrere E-Mail-Adressen gleichzeitig prüfen und sie vielleicht als Kürzel für wichtige Nachrichten verwenden. Wählen Sie als Wert entweder Persönliches Adressbuch, Gesammelte Adressen oder eventuell weitere vorhandene Adressbücher:

  • Persönliches Adressbuch besteht standardmäßig aus den Adressen, bei denen Sie hinter der E-Mail-Adresse einmal auf den Stern geklickt haben.
  • Gesammelte Adressen besteht standardmäßig aus den Adressen, an die Sie von Ihrem Rechner aus (mit diesem Thunderbird-Profil) schon einmal eine Nachricht gesendet haben. Thunderbird erstellt und erweitert diese Liste automatisch.
Hinweis: Unter Mac OS X ist möglicherweise zusätzlich das Adressbuch des Systems verfügbar.

endet mit: Überprüft, ob die E-Mail-Adresse oder der Anzeigename mit dem übergebenen Wert endet, wobei Unterschiede in der Groß-/Kleinschreibung nicht beachtet werden. Häufig wird dies mit „@example.com“ eingesetzt, um alle E-Mails einer Domain herauszufiltern.

beginnt mit: Überprüft, ob die E-Mail-Adresse oder der Anzeigename mit dem übergebenen Wert beginnt, wobei Unterschiede in der Groß-/Kleinschreibung nicht beachtet werden. Sie können dies z. B. mit „webmaster@“ verwenden, um E-Mails an Webmaster mehrerer Domains herauszufiltern.

enthält / enthält nicht: Überprüft, ob der übergebene Wert irgendwo in der E-Mail-Adresse oder im Anzeigenamen vorkommt, wobei Unterschiede in der Groß-/Kleinschreibung nicht beachtet werden. Setzen Sie diesen Test vorsichtig ein, da er oft Ergebnisse liefert, nach denen Sie nicht suchen. Genauere Ergebnisse erhalten Sie möglicherweise, wenn Sie Ihre Bedingung mit „ist“ oder „endet mit“ erstellen.

Weitere Informationen zu Suchen

Zusätzliche Informationen erhalten Sie in diesen Artikeln:

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