Comment éviter de dépasser le quota autorisé sur votre serveur de messagerie ?

Cet article explique comment ne pas dépasser la limite maximum de stockage sur votre serveur de messagerie, et ce que vous pouvez faire si vous recevez un avertissement du type Quota dépassé ou Boîte aux lettres pleine.

Qu'est-ce que le quota de votre serveur ?

La plupart des serveurs de messageries ont une limite de stockage que vous ne pouvez pas dépasser. Cette limite peut varier d'un serveur à l'autre, par exemple elle est généralement autour de 100-500Mo sur les serveurs d'entreprise et quasi illimitée pour certains fournisseurs de messagerie comme Gmail (qui offrent plus de 7600 Mo), Yahoo!(Illimité) ou GMX (Illimité) .


Comment puis-je connaître la quantité allouée par mon serveur de messagerie ?

Cela dépend de votre serveur. Si vous utilisez un serveur de messagerie commercial ou dépendant de votre FAI (Fournisseur d'Accès à Internet), recherchez dans la rubrique d'aide de celui-ci. Orange par exemple alloue 10 Go d'espac messagerie.
Si vous utilisez un serveur de messagerie d'entreprise, vous devriez demander à votre administrateur réseau.

Enfin, si vous utilisez un compte IMAP qui donne une indication de son quota (ce n'est pas toujours le cas), vous pouvez soit  :

  • Vérifier si le quota est indiqué dans les propriétés de votre dossier.
    • Faites un clic droit sur votre dossier Courrier entrant
    • Sélectionnez Propriétés puis l'onglet Quota.
      cpte_prop_quota.png


  • Attendre que Thunderbird affiche une indication de quotas dans sa barre d'état. Elle n'apparaît que quand votre messagerie est pleine à plus de 75%.
  • Utiliser l'extension Display Quota afin d'afficher en permanence ce quota directement dans la barre d'état de Thunderbird.


Comment réduire l'espace occupé par mes messages sur le serveur  ?

Préalables

Avant de lancer un grand nettoyage, il est bon de pouvoir répondre aux questions suivantes  :

  • Quelle est la taille de mes dossiers ?
    La taille des dossiers n'est pas indiquée dans Thunderbird, vous devez installer une extension pour l'afficher. Vous pouvez choisir Mail Summaries ou Extra Folder Columns.
  • Quelle est la taille de mes messages  ?
    Il suffit de vérifier que vous avez bien affiché la colonne Taille dans le volet des messages. Si vous ne la voyez pas, consultez l'article Personnaliser la liste des messages.


Sur un serveur POP

Avec le protocole POP, tous les messages entrants sont téléchargés sur votre ordinateur. En fonction de votre choix, une copie de vos messages peuvent rester sur le serveur jusqu'à ce que vous les déplacez vers un autre dossier ou que vous les supprimiez. Donc, si vous avez besoin de libérer de l'espace, vous devriez envisager de  :

  1. Vérifiez la taille actuelle de votre dossier Courrier entrant.
  2. Supprimer certains de vos anciens messages, en particulier les messages les plus volumineux. Triez vos messages par taille afin de voir facilement ceux qui prennent le plus de place.
  3. Archivez les plus anciens messages afin de les enlever de votre boîte Courrier entrant, et par conséquent de les supprimer du serveur (tout en gardant une copie en local).

Une fois ce ménage fait, vérifiez la nouvelle taille de la boîte Courrier entrant afin d'être sûr qu'elle a bien diminué. Si ce n'est pas le cas, compactez le dossier (à partir du menu Fichier | Compacter les dossiers).

Sur un serveur IMAP

Avec le protocole IMAP, tous vos messages et les dossiers sont synchronisés entre Thunderbird et votre serveur de messagerie (lire l'article sur Le protocole IMAP pour plus de détails). Donc, si vous avez besoin de libérer de l'espace, voici ce que vous pouvez envisager  :

  1. Supprimer certains de vos anciens messages sur tous vos dossiers, en particulier les plus volumineux. Triez vos messages par taille afin de trouver facilement ceux qui prennent le plus de place.
  2. Si vous souhaitez conserver une copie de votre courrier, mais que vous n'avez pas besoin de conserver leurs pièces jointes, vous pouvez simplement supprimer ou détacher les pièces jointes (images/vidéos/pps etc..) du message, car se sont elles qui occupent le plus d'espace.
  3. Archiver les messages les plus anciens dans vos dossiers locaux. Il faut donc au préalable configurer le dossier d'enregistrement des messages archivés pour pointer sur les dossiers locaux au lieu du serveur IMAP, sinon vous ne ferez que déplacez le problème.

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