Cómo evitar los límites de cuota en los servidores de correo

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En este artículo se explica cómo puedes mantener tu servidor de correo por debajo de su límite de almacenamiento y lo que puedes hacer si recibes una advertencia como "cuota superada", "tamaño máximo superado" o "el buzón del usuario está lleno".

¿Cuál es tu cuota de servidor?

La gran mayoría de los servidores de correo tienen un límite de almacenamiento que no puedes superar. Esta cuota varía dependiendo de la configuración de cada servidor, pero normalmente está entre los 100-500 MB para los servidores de correo electrónico corporativos y casi ilimitada para algunos de los proveedores de correo electrónico gratuitos como Gmail (que te ofrece más 7600 Mb), Yahoo! (ilimitado) o GMX (ilimitado).

¿Cómo puedo saber mi cuota de servidor?

Depende de la configuración de tu servidor. Si usas un servidor de correo gratuito o el servidor de correo de tu proveedores de servicios de Internet, por favor busca en su base de conocimientos o en sus artículos de soporte para conocer cuál es tu cuota. Si utilizas un servidor de correo electrónico corporativo, puedes preguntarle a tu administrador de sistemas.

Por último, si utilizas una cuenta de correo IMAP que indique su cuota (esto no sucede siempre), puedes seguir cualquiera de estas opciones:

  • Comprobar si la cuota se indica en las propiedades de la carpeta. Para ello, haz clic con el botón derecho del ratón sobre tu Bandeja de entrada, selecciona Propiedades y después la pestaña Cuota.

    Quota folder properties
  • Puedes esperar, simplemente, hasta que Thunderbird muestre el estado de las cuotas de en la barra de estado. Esta información solo se muestra cuando es realmente útil, lo cual no suele ser antes de que la capacidad de almacenamiento supere más del 75%.
  • Puedes utilizar el complemento Mostrar Cuota para mostrar directamente la cuota establecida en la barra de estado de Thunderbird.

¿Cómo puedo reducir el tamaño de mis correos electrónicos almacenados en el servidor?

Con el fin de hacer limpieza de tus correos electrónicos almacenados en tu servidor de correo electrónico, es bueno tener indicadores de:

  • ¿Cuánto ocupan tus carpetas?

El tamaño de las carpetas no se indica directamente en Thunderbird, con lo cual puedes instalar un complemento para que Thunderbird te muestre esta información. Puedes escoger entre Mail Summaries o Extra Folder Columns.

  • ¿Cuánto ocupan tus correos electrónicos?

Simplemente comprueba que has seleccionado mostrar la columna Tamaño en el panel de mensajes. Si no lo has hecho, por favor, lee el artículo Columnas de la lista de mensajes para saber cómo añadir dicha columna.

Servidor POP

En un servidor POP, todos los mensajes se descargan a tu equipo. Dependiendo de tu elección, puedes mantener una copia de tus mensajes en el servidor hasta que los muevas a otra carpeta, los borres o hasta que pase un tiempo determinado. Si lo que necesitas es liberar espacio, deberías considerar las siguientes opciones:

  1. Comprueba el tamaño actual de tu Bandeja de entrada.
  2. Borra los correos más antiguos, especialmente los más grandes. Ordena tus mensajes por tamaño para detectar fácilmente cuáles son los que ocupan más espacio.
  3. Archiva los correos electrónicos para moverlos de tu Bandeja de entrada y posteriormente borrarlos desde el servidor (pero manteniendo una copia local).
  4. Comprueba el tamaño de tu Bandeja de entrada para asegurarse que se ha reducido lo esperado. Si no es así, compacta la carpeta (desde el menú Archivo | Compactar carpetas).

Servidor IMAP

En un servidor IMAP, todos tus mensajes y carpetas se sincronizan entre Thunderbird y tu servidor de correo (por favor lee el artículo sincronización IMAP para ver más detalles). Si lo que necesitas es liberar espacio, deberías considerar las siguientes opciones:

  1. Borra los correos más antiguos, especialmente los más grandes. Ordena tus mensajes por tamaño para detectar fácilmente cuáles son los que ocupan más espacio.
  2. Si deseas guardar una copia de tu correo pero no necesitas almacenar los archivos adjuntos, puedes separar los archivos adjuntos para recuperar más espacio de almacenamiento.
  3. Archiva tus viejos correos. Sin embargo, si simplemente los mueves a otra carpeta dentro del servidor IMAP, no vas a recuperar espacio. Para resolver esto, es necesario establecer la carpeta "Archivos" bajo la cuenta "Carpeta local" y no como una carpeta bajo tu cuenta IMAP.

 

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